各有關單位：
2015年1月13日至24日由集團公司行政部組織對各部門、各公司的檔案存檔工作進行了檢查，本次檢查主要依據天瑞集團發【2014】 54 號的檢查要求和時間安排，檢查工作結合各單位、各部門工作職責和特點，采取現場逐一查看，聽取匯報等方式，經過檢查發現問題、提出整改，整改后再檢查的方式，對涉及的部門和人員的檔案進行了全面徹底的檢查。
各部門、各公司都按要求對受檢檔案進行了規范存檔，受檢部門的檔案都設立了目錄、卷宗、分類明確、并進行了裝訂，特別是集團財務部、技術中心等單位檔案存檔工作更加規范，立卷清晰，裝訂整齊�？傮w來看，所有受檢部門較好的完成了2014年檔案存檔工作，但也存在一些問題，現將存在問題及整改情況通報：
1、 在合同檔案檢查中發現，部分合同沒有按公司合同管理制度和審核流程進行簽訂，在年底就將合同移交人力部存檔;主要問題是合同簽定落款、簽字蓋章不齊、附件不全等;
整改情況：已建議合同主管部門每年對履行期內的合同不定期進行檢查;合同主管部門人力部已擬寫印發了《關于進一步規范公司合同管理相關事項的通知》等措施以加強合同管理及存檔工作;
2、 虹橋合作社財務檔案中，有少部分收付款憑證無領款人簽字、部分憑證無財務主管審核;
整改情況：要求財務主管人員根據財務管理流程對存在問題的憑證進行重新審核簽字，已進行了復查完成整改;
3、 各單位網站維護人員對網站更新及相關資料都沒做整理存檔;
整改情況：已要求網站管理維護人員，建立電子檔案并進行了復查，已按整改要求完成存檔工作;
4、 各部門都存在老檔案銷毀的問題;
整改情況：在檢查中已告知相關部門按照《檔案管理制度》上報檔案銷毀申請經審批后進行銷毀。
5、 檢查中植保公司直營店執照、種業公司設施農業所有權證、部分印鑒等涉及王立生的有關證照、印鑒等還沒做變更。
整改情況：行政部已開始變更有關證照，并將此項工作列入3月份工作計劃安排專人同財務部等部門對需要變更的資料進行變更。
希望各單位以此次年檢要求作為檔案工作新的起點，認真總結經驗，鞏固成績，對存在問題積極整改，進一步提高檔案管理水平。
集團行政部
二0一五年二月十日
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